Telefon dzwoni. Krótka wiadomość: awaria wodociągu w Twojej okolicy – mogą wystąpić przerwy w dostawie wody.
Kilka minut później podobna informacja trafia na skrzynkę e-mail. Nie trzeba szukać komunikatu na stronie internetowej ani dowiadywać się o problemie od sąsiada. Wiadomo, co się wydarzyło i można odpowiednio się przygotować.
Właśnie dlatego Zakład Usług Komunalnych w Warce zachęca swoich Klientów do przekazywania aktualnego numeru telefonu i adresu e-mail.
Nie chodzi o zbieranie danych „dla samego zbierania”. Chodzi o coś znacznie ważniejszego – możliwość szybkiego kontaktu wtedy, kiedy informacja naprawdę ma znaczenie.
O awarii najlepiej wiedzieć, zanim zabraknie wody
Sieć wodociągowa pracuje przez całą dobę i – jak każda infrastruktura techniczna – może ulec awarii.
Jeżeli posiadamy aktualne dane kontaktowe Klientów, informacja o zdarzeniu może docierać znacznie szybciej i bezpośrednio do osób, których ono dotyczy.
Może to być wiadomość o:
- awarii wodociągu,
- planowanej przerwie w dostawie wody,
- prowadzonych pracach na sieci,
- zmianach organizacyjnych związanych z usuwaniem awarii,
- konieczności skorzystania z zastępczego punktu poboru wody.
Różnica jest ogromna.
Co innego odkryć rano, że w kranie nie ma wody, a co innego wiedzieć o tym wcześniej i napełnić kilka potrzebnych pojemników.
Jakość wody – tutaj liczy się szybkość
Jeszcze ważniejsza jest możliwość bezpośredniego kontaktu w sytuacjach dotyczących jakości wody.
Jeżeli pojawi się konieczność przekazania mieszkańcom zaleceń dotyczących jej używania, ograniczeń albo wyników badań, liczy się czas.
Strona internetowa i media społecznościowe pozostają ważnymi kanałami informacji, ale mają jedną zasadniczą wadę – mieszkaniec musi sam na nie wejść.
SMS lub wiadomość e-mail mogą dotrzeć bezpośrednio do odbiorcy.
Dlatego aktualny numer telefonu oraz adres e-mail mogą w przyszłości stać się jednym z najważniejszych elementów nowoczesnego systemu komunikacji ZUK z mieszkańcami.
E-faktura – mniej papieru, więcej wygody
Drugim elementem zmian jest e-faktura.
Papierowa faktura musi zostać wydrukowana, przygotowana, dostarczona i przechowywana. Może zaginąć pomiędzy innymi dokumentami, trafić pod niewłaściwy adres albo czekać kilka dni w skrzynce pocztowej.
E-faktura trafia bezpośrednio na wskazany adres elektroniczny.
Można ją:
- odebrać praktycznie z każdego miejsca,
- szybko odnaleźć,
- zachować w komputerze lub telefonie,
- przekazać księgowości,
- sprawdzić bez szukania papierowego dokumentu.
Dla Klienta oznacza to przede wszystkim wygodę i oszczędność czasu.
Dla ZUK – możliwość stopniowego ograniczania papierowej korespondencji i usprawnienia obsługi tysięcy dokumentów.
Mniej papieru to również korzyść dla środowiska
Każda tradycyjna faktura to papier, koperta, druk oraz transport.
Jedna faktura wydaje się niewielką rzeczą. Ale pomnóżmy ją przez tysiące odbiorców i kolejne okresy rozliczeniowe.
Wtedy skala robi się zupełnie inna.
Przejście na komunikację elektroniczną oznacza mniej zużywanego papieru, mniej wydruków, mniej kopert i mniej tradycyjnej korespondencji.
To drobna zmiana w przypadku pojedynczego gospodarstwa domowego, ale duża zmiana w skali całego miasta.
Telefon i e-mail to nie tylko faktura
I tutaj dochodzimy do najważniejszej kwestii.
Prosząc Klientów o aktualizację numerów telefonów i adresów e-mail, chcemy budować system, w którym komunikacja pomiędzy ZUK a mieszkańcem będzie szybsza i prostsza.
Wyobraźmy sobie kilka sytuacji.
„Jutro w godzinach 8.00–13.00 prowadzone będą prace na sieci w Państwa ulicy.”
Albo:
„Awaria została usunięta. Dostawy wody są przywracane.”
Albo – w sytuacji szczególnie ważnej:
„Prosimy zapoznać się z komunikatem dotyczącym jakości wody.”
Taka informacja otrzymana bezpośrednio na telefon może być znacznie bardziej użyteczna niż komunikat, który mieszkaniec przypadkiem zobaczy kilka godzin później.
Im lepszy kontakt, tym lepsza obsługa
Nowoczesne przedsiębiorstwo komunalne to już nie tylko rury, pompy, oczyszczalnia czy wodomierze.
To także informacja.
Mieszkaniec powinien wiedzieć, co dzieje się z usługą, z której korzysta. Szczególnie wtedy, gdy występuje awaria albo sytuacja nietypowa.
Dlatego zależy nam na aktualnych danych kontaktowych naszych Klientów.
Numer telefonu i adres e-mail pozwalają skrócić drogę pomiędzy informacją a mieszkańcem.
A czasem te kilka lub kilkanaście minut może naprawdę mieć znaczenie.
A e-faktura?
To najprostszy sposób, żeby zacząć.
Nie trzeba sprawdzać skrzynki pocztowej. Nie trzeba przechowywać kolejnego dokumentu w segregatorze. Faktura jest tam, gdzie coraz częściej mamy wszystkie najważniejsze sprawy – w telefonie lub komputerze.
Szybciej. Wygodniej. Nowocześniej. I z mniejszą ilością papieru.
Dlatego zachęcamy mieszkańców:
podajcie nam aktualny adres e-mail i numer telefonu oraz wybierajcie e-fakturę.
Bo dzięki temu ZUK może nie tylko przesłać rachunek.
Może przede wszystkim szybciej przekazać informację, kiedy naprawdę jej potrzebujecie.
